Gestión del cambio apoya estandarización de procesos en Esval y Aguas del Valle

Cliente

ESVAL y Aguas del Valle son compañías chilenas de las regiones de Valparaíso y Coquimbo, respectivamente, dedicadas a la producción y distribución de agua potable y a la recolección, descontaminación y disposición de aguas servidas.

Desafío

Con el fin de estandarizar y modernizar sus procesos y adaptarse a los cambios del entorno, ESVAL debió implementar la versión SAP ERP 6.0.

La iniciativa ya se había llevado a cabo con éxito en ESSBIO, empresa sanitaria ubicada en la Octava Región -perteneciente al mismo conglomerado que ESVAL-, y debía implementarse paralelamente en la empresa de mismo grupo, Aguas del Valle, situada en la Cuarta Región.

El objetivo era realizar no sólo un cambio de versión de esta herramienta, sino toda una transformación a nivel de procesos, que redefiniera los roles de los colaboradores y permitiera mejorar la forma de trabajar al interior de ambas organizaciones.

Para ello, ESVAL y Aguas del Valle debían preparar a sus equipos de trabajo para recibir en forma adecuada las transformaciones que vendrían y fue así como, tras un llamado a licitación, Azurian fue seleccionada para llevar adelante un proyecto de gestión del cambio.

“En proyectos de transformación organizacional, donde se intervienen procesos, estructuras y sistemas, hay que asesorarse por una compañía especialista en gestión del cambio que prepare a las personas y las convenza de que ellas son el actor principal de toda esa transformación”, comenta Óscar Jaramillo, subgerente de procesos y tecnología de ESVAL.

En ese sentido, agrega que “hicimos una evaluación completa y comparamos factores bien concretos entre los participantes, pero finalmente seleccionamos a Azurian porque la propuesta que nos presentó nos dio confianza”.

Solución

Para concretar de forma exitosa la gestión del cambio, Azurian se centró en tres aspectos principales: desarrollar una estrategia de comunicación al interior de ambas compañías, implementar un plan de capacitación a los colaboradores y elaborar un plan de acción para mitigar el impacto organizacional que tendría la implementación del nuevo sistema.

La estrategia comunicacional incluyó la identificación de todos los involucrados en el proyecto, generando comunicaciones específicas por tópicos e hitos, y de todos los usuarios que utilizarían la nueva plataforma, así como la elaboración de contenidos acerca de sus usos y alcances; mientras que la capacitación, quizá el capítulo más desafiante a juicio de Jaramillo, requirió un enorme despliegue de planificación, logística y movilización de personas por las regiones de Valparaíso y Coquimbo.

“Realizamos casi 4 mil horas de capacitación y preparamos a unas 500 personas. Fue un tremendo esfuerzo”, comenta Óscar Jaramillo. Agrega que “todo esto estuvo acompañado de una definición estratégica que consideró tanto los niveles ejecutivos y de jefaturas, como a quienes serían los usuarios finales, para preparar el cambio organizacional y mitigar la resistencia y temor que las personas suelen sentir con proyectos de este tipo”.

En ese sentido, el ejecutivo explica que como la implementación de la nueva versión de SAP modificaría los procesos de ESVAL y Aguas del Valle, se hacía necesario definir nuevos roles, reorganizar equipos y considerar cómo y de qué forma esos cambios afectarían a los colaboradores.

Resultados

Actualmente, el nuevo sistema está operando de manera fluida, rápida y eficiente, y ha permitido que los colaboradores de ESVAL y Aguas del Valle se sientan más empoderados, desempeñando roles mejor definidos.

Gracias a la estandarización de los procesos al interior de las compañías, las empresas del conglomerado trabajan hoy de manera más uniforme y cultivan una cultura organizacional común, algo que hasta la implementación de la nueva plataforma y la consiguiente gestión del cambio realizada, no había podido lograrse.

“Quedamos muy contentos con el trabajo realizado por Azurian. El proyecto estuvo muy bien planificado y nos permitió confirmar la importancia de que una consultora con expertise nos ayude a preparar el camino para un desafío como éste” concluye Óscar Jaramillo.