Ubicacion: 
Chile
Industria: 
Alimentos y bebidas
Con la solución de Libros Contables Electrónicos, “Se logró registrar y declarar sin papeles y con la información accesible en todo momento. Ahora tenemos en 30 minutos, lo que antes demoraba días completos trabajando todo el año para poder tener la información
Jaime Villegas, Subgerente de Contabilidad de Vital Jugos

Cliente

Vital Jugos es una filial de Embotelladora Andina, empresa que desde 1946 produce y distribuye productos de Coca-Cola en Chile y está a cargo de producir los jugos Andina del Valle , la bebida deportiva PowerAde y Jugos Kapo.

Desafío

Desde hace al menos 4 años, Embotelladora Andina presentó un proyecto para traspasar su sistema de registro y declaración de contabilidad del papel a un modelo de operación electrónico para todas las empresas del grupo. El objetivo era llevar toda la información contable de la empresa al formato digital y así generar los libros tributarios obligatorios (Diario, Mayor y Balance) de manera más rápida, ordenada, accesible, segura y además cumpliendo la normativa emanada desde el SII sobre contabilidad electrónica.

El grupo Andina está compuesto por diferentes filiales encargadas de producir y distribuir los diferentes productos pertenecientes a Coca-Cola Company: bebidas cola, de sabor y energéticas, aguas, jugos y Ice Te. Todas con administración propia, lo que hacía más lento el proceso de implementación de este nuevo proyecto.

Jaime Villegas, Subgerente de Contabilidad de Vital Jugos, recuerda que “nuestra problemática era muy clara, trabajábamos con un sistema antiguo, muy lento y costoso. Requeríamos de un tipo de papel e impresora especial, muy ruidosa y que generaba un gran volumen de libros contables. Como el papel debía tener un membrete y título por cada libro, se guardaba en bodega y muchas veces se echaba a perder. Todo eso sumaba en encarecer el proceso”.

Para manejar esta cantidad de información, una persona se dedicaba a tiempo completo a la operación; pero aún así el acceso a los datos era lento y Vital corría el riesgo de ser objeto de multas por parte de la entidad fiscalizadora por no contar con sus Libros Contables emitidos.

Solución

Si bien el Holding Andina estaba evaluando la puesta en marcha de un proyecto de contabilidad electrónica, Vital Jugos, consiguió la autonomía para llevar adelante el suyo por cuenta propia y no esperar a todo el grupo. Así partió en 2014 con la solución de Libros Contables Electrónicos (LCE) de Azurian, recomendada internamente, gracias a la experiencia en proyectos anteriores con Andina.

En la partida del proyecto, Vital Jugos, se encontró con algunos desafíos técnicos respecto de sus sistemas computacionales y las bases de datos que se encontraban en Andina, lo que hizo necesario trabajar durante varios meses para comenzar a operar con LCE.

El Equipo de Contabilidad de Vital Jugos destaca que durante todo ese tiempo hubo una muy buena disposición por parte de los profesionales de Azurian. Se generó una relación fluida que favoreció el cumplimiento de la carta gantt del proyecto y se realizaron las capacitaciones necesarias para enfrentar su puesta en marcha.

En este sentido, Jaime Villegas califica al servicio otorgado por Azurian, “como un servicio de excelencia, desde el punto de vista profesional y técnico, por las personas involucradas en el proyecto que demostraron un alto nivel de eficiencia y de entrega en la puesta en marcha de una solución simple y entendible”.

Beneficios

Con la solución Libros Contables Electrónicos la filial de Embotelladora Andina, dio un gran paso en materia de ahorro. Gracias a ella, Vital Jugos redujo en un 90% los costos relacionados con la compra de papel y tinta, mantención de bodegas. Esto permitió disminuir sustantivamente el tiempo dedicado por personas del equipo que estaban prácticamente a tiempo completo en función de la impresión, análisis, y envío de los libros contables obligatorios.

Con todo, los tiempos de entrega de los libros contables también disminuyeron y con ello, las posibilidad de estar sujetos a multas por atrasos en la entrega de la información al SII.

Según Jaime Villegas, “la solución de Azurian mostró inmediatamente los resultados, ya que pudimos enviar los libros contables correspondientes al año 2014 de manera electrónica. Se logró registrar y declarar, sin papeles y con la información accesible en todo momento. Ahora tenemos en 30 minutos, lo que antes demoraba días completos, trabajando todo el año para poder tener la información”.

A la rapidez y eficiencia con que está operando el área de contabilidad de Vital Jugos se suma también la seguridad de la información, tanto física como en términos de confidencialidad; ya que no hay riesgos de que los libros contables sufran el deterioro del tiempo, un incendio o una inundación ni tampoco que se pierda información contable que es clave para la empresa, ya que todo está guardado electrónicamente y no en bodegas.

Con la implementación de Libros Contables Electrónicos, Vital Jugos dio un paso adelante en gestión tributaria, estandarizando el plan de cuentas de la empresa y accediendo a todos los beneficios de la modernización contable.

Desafíos

  • Pasar la información contable de la empresa al formato digital
  • Mejorar disponibilidad de la información

Solución

  • Libros Contables Electrónicos

Beneficios

  • Registro y declaración tributaria sin papeles
  • Reducción de costos
  • Entregar información en forma oportuna

Fecha de publicación

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